Melyik folyamatot érdemes először automatizálni?
Azt, amelyik gyakori, szabályos és unalmas. Ha valamit hetente többször ugyanazon lépések mentén csinálsz, az jó jelölt. Ha viszont minden eset más, és mérlegelés kell hozzá, azt nem automatizálni kell, hanem egyszerűsíteni. A felmérésen ezt szét szoktuk választani, mert a rossz folyamat automatizálva is rossz folyamat marad – csak gyorsabban.
Tipikus példák a gyakorlatból
Az űrlapon érkező ajánlatkérés bekerül a nyilvántartásba, és a megfelelő kollégához fut. A havi riport magától összeáll a meglévő adatokból. Az elmaradt fizetésre emlékeztető kimegy anélkül, hogy valakinek eszébe kellene jutnia. Egyik sem látványos, de éppen ezek eszik meg a hetet.
Mit kell hozzá lecserélni?
Rendszerint semmit. Az automatizálás a meglévő eszközeidet köti össze – a weboldalt, a levelezést, a táblázatokat és a számlázót. Új rendszer bevezetése csak akkor kerül szóba, ha a mostani technikailag nem engedi a kapcsolódást; ilyenkor ezt előre megmondjuk, mielőtt bármibe belekezdenénk.